Secretaresse is de manager van de manager

Er is een nijpend tekort aan secretaressen. Op de arbeidsmarkt melden zich minder jonge vrouwen aan. Bovendien heeft de carrièrebeluste vrouw andere voorkeuren.

Oneerbiedig uitgedrukt is ze een koppelaarster in zakenhuwelijken. Lia van den Berg van Van den Berg en Partners drijft sinds 1986 een bureau dat gespecialiseerd is in het werven en selecteren van directie-secretaressen. Daarmee is een goed belegde boterham te verdienen: het bureau vraagt van het bedrijf twintig procent van het jaarinkomen dat de secretaresse toekomt (een directie-secretaresse verdient bruto 50.000 à 70.000 gulden per jaar), met een ondergrens van 7.500 gulden. Het aantal bedrijven waarvoor haar bureau jaarlijks bemiddelt vertelt ze niet (“gek eigenlijk, iedereen in onze branche houdt dat geheim”), maar ze wil wel kwijt dat maandelijks “meer dan vijftien bedrijven” om haar diensten verzoeken. De ervaring leert dat er ongeveer vijf weken verstrijken tussen opdracht en aanstelling.

Er zijn tegen de twintig headhunter-bureaus gespecialiseerd in directie-secretaressen. De laatste jaren is hun aantal sterk gegroeid; het blijkt een gat in de markt. In Nederland zijn ongeveer 200.000 secretaressen werkzaam. Hoeveel daarvan ook werkelijk directie-secretaressen zijn, is moeilijk te bepalen. De titel "secretaresse' is niet beschermd: zowel de typejuffrouw als de "rechterhand' van de manager kan ermee bedoeld worden.

De vraag naar secretaressen overstijgt in Nederland ruim het aanbod. Van Engelen, directeur van Starjob, een uitzendbureau dat zich uitsluitend richt op secretaressen, kan slechts aan zes van de tien verzoeken om een secretaresse voldoen. Dat tekort is nijpender in het westen van het land. Een teruglopend kinderaantal in de jaren zestig, waardoor op dit moment minder jonge vrouwen op de arbeidsmarkt komen, is daaraan debet.

Dit jaar meldden zich bij het particuliere opleidingsinstituut Schoevers, sinds 1913 de belangrijkste "leverancier' van secretaressen, zo'n 3500 leerlingen aan. Vroeger waren dat er veel meer. Sinds een decennium neemt het aantal leerlingen elk jaar met vier procent af. “Als ik tienduizend eerstejaars op kon leiden, zou ik het graag doen”, zegt L.D.W. Bouwens, algemeen directeur van Schoevers. Het spijt hem dat Schoevers de “ijzeren troef” die het instituut in handen heeft niet kan spelen: de opleiding garandeert de leerling een baan, maar achttienjarigen zijn daar volgens hem nog niet in geïnteresseerd.

Demografische ontwikkelingen verklaren echter niet de hele terugval. Ook het “soort meisje” dat Schoevers aantrekt wordt zeldzamer, weet Bouwens. Toen Schoevers werd opgericht was het één van de weinige plekken waar "jongedames van goede huize' heen konden. Het profileerde zich als een instituut waar je met een gerust hart je dochter heen kon sturen. Tegenwoordig staan voor vrouwen meer mogelijkheden open en een baan in de schaduw van een baas is niet het eerste waaraan een carrièrebeluste jonge vrouw denkt.

“De huidige Schoevers-studente draagt allang niet meer altijd de drie p's (pennyshoes, plooirok, parelketting), maar het zijn nog steeds geen rebellen”, zegt Bouwens. De docent heeft nooit ordeproblemen. Hij voegt daaraan toe dat het lesgeld - een jaar Schoevers kost zo'n zesduizend gulden - ook wel aan de motivatie van de studenten zal bijdragen.

Vroeger moesten de studenten hun houding oefenen door een boek op hun hoofd te laten balanceren. Nog steeds krijgen ze les in omgangsvormen. Een beetje vermoeid verklaart Bouwens dat de studenten te horen krijgen dat het aannaaien van een knoop niet tot hun plichten behoort, al wordt hen voorgehouden dat het op prijs wordt gesteld dat de secretaresse dergelijke probleempjes “in alle natuurlijkheid” oplost.

Pag 14:

"We strijken fouten van de baas glad'

De opleiding tot directie-secretaresse omvat scholing in vier talen, machineschrijven, tekst- en dataverwerking, stenografie, vergaderen en notuleren, ontvangst- en telefoontechniek, kennis van het economisch leven, public relations en kantoormanagement. Maar een secretaresse die uitblinkt in haar vak, een "topsecretaresse', heeft volgens Ronny Hedges, secretaresse van NCR-divisie-directeur D.J. Visser, nog wel meer in haar mars. “Ze is flexibel, vol initiatief en heeft een groot organisatievermogen. Niets hoeft voorgekauwd te worden, ze ziet zelf wat er moet gebeuren.”

Van den Berg van headhunter-bureau Van den Berg en Partners voegt daar in haar chique roze directiekamer een aantal kwalificaties aan toe. Zo moet de secretaresse aan de telefoon kunnen liegen. Al zit de baas recht voor haar neus, dan nog moet de secretaresse zonder hakkelen kunnen zeggen dat hij er niet is. Een goede secretaresse strijkt de fouten van haar baas glad. Van den Berg: “Als een zakenrelatie dringend een reactie wil op een belangrijke brief die de baas nog niet gelezen heeft, moet je dus niet doorverbinden, maar zeggen dat mijnheer over tien minuten terugbelt. Dan heeft hij nog even leestijd.” Kortom: “een secretaresse is de manager van de manager.”

Van den Berg vertelt hoe ze deze “spil binnen een bedrijf” op de juiste plaats krijgt. Allereerst gaat ze naar een bedrijf om de sfeer te proeven. Vervolgens spreekt ze met de manager waaraan de secretaresse toegewezen zal worden (“Ik vraag zo'n man waaraan hij zich ergert”), maar ook met de secretaresse die weggaat. “Het is heel belangrijk om met haar te praten. Dat levert een schat aan informatie op”, zegt ze.

Uit haar bestand van zo'n vijfhonderd secretaressen die van baan willen veranderen, selecteert Van den Berg vervolgens tien tot vijftien kandidaten, waarvan er uiteindelijk twee à drie aan de manager worden voorgesteld. De manager kiest er één uit. De secretaresse kan natuurlijk weigeren omdat de manager haar niet ligt. Van den Berg: “Dan zeg ik tegen hem: ze had geen klik met u.”

De persoonlijkheid van de topsecretaresse blijkt van meer dan gemiddeld belang. “Ik stel mijn kandidaten open vragen en laat hen zo veel mogelijk praten. Als de vrouw op een verkeerde manier vertelt waarom ze bij haar huidige baas weg wil, bij voorbeeld door met smaak te vertellen over zijn affaire met de typiste of zijn vreselijke humeur, dan valt ze af. Een secretaresse moet de weelde van geheimen kunnen dragen. Het mag niet gebeuren dat het andere personeel op de gang de laatste roddels over de baas van haar hoort.”

Alette Heida, secretaresse van W.E. Scherpenhuijsen Rom (voorzitter van de Raad van Bestuur van de NMB Postbank Groep) is zo'n topsecretaresse. In 1989 kwam ze, begin dertig, bij de NMB Postbank. Ze had het geluk dat er net een fusie gaande was tussen de NMB en de Postbank. Kort daarna speelde, aanvankelijk in het geheim, de fusie met Nationale Nederlanden. “Het is een hectische tijd met veel overwerk, maar ideaal om zicht te krijgen op de werking van een grote organisatie. Die fusieplannen met de Postbank heb ik meegemaakt in het stadium dat ze slechts wat krabbeltjes op een A4-tje waren en ze absoluut binnenskamers moest blijven. Dat is natuurlijk heel opwindend.”

In haar functie leert Heida tussen de bedrijven door managen, organiseren en prioriteiten stellen. Ze ziet veel beleidsstukken, die ze zoveel mogelijk doorneemt, leest het Financieele Dagblad en de economische pagina's van de grote kranten. “Aan een half woord moet ik genoeg hebben, er wordt van me verwacht dat ik bijhoud wat er gaande is.” Beleidsmatige beslissingen neemt ze echter niet. “Nooit”, zegt ze.

Haar werkdag, die de acht uur ruim overschrijdt, wordt gevuld met het aannemen van de telefoon, het beheren van de agenda van Scherpenhuijsen Rom, het regelen van de chauffeur en het voorbereiden van vergaderingen. Ze selecteert en behandelt de post van de voorzitter en stelt soms concept-antwoorden op. Heida ziet haar baas niet constant (“als het een half uur per dag is, is het veel”), maar ze weet met het oog op dringende gevallen in vijf minuten waar hij is. De charme van het vak ligt voor Heida in de omgang met “heel professionele mensen en snelle denkers.” De "klik' met de chef vindt ze van minder belang.

Heida heeft in het verleden ook wel voor vrouwen gewerkt. Volgens Lia van den Berg is ze daarmee een uitzondering. “Vrouwelijke secretaresses willen vaak niet voor een vrouw werken. Ik snap daar geen biet van. Mannelijke managers willen trouwens per sé een vrouwelijke secretaresse. De enkele mannelijke secretaresse die ik in mijn bestand heb - let wel: dat is geen secretaris, dat is een heel ander beroep - zal ik eerder aan een vrouwelijke manager voorstellen.”

Is het niet wat traditioneel dat er bij een man een vrouw wordt gezocht en vice versa? Van den Berg: “Het is juist goed als bij de manager, die nu eenmaal meestal een man is, een vrouw wordt geplaatst. Dan komt de vrouwelijke invalshoek ook aan bod”. Desgevraagd licht ze toe: “Een vrouw is op een andere manier nieuwsgierig en tactisch. Vrouwen zijn alert op andere dingen, meer op persoonlijke dingen”. Maar een manager die een "mooie' secretaresse wil, krijgt van haar te horen dat ze niet in mannetjes en vrouwtjes doet, maar in mensen.

Toch hangt er een aureool van vrouwelijkheid om het beroep van secretaresse. De "grapjes' over de secretaresse die bij de baas op schoot brieven krijgt gedicteerd zullen daar wel debet aan zijn. Heida kan zich er niet druk over maken. “Het is fantasie, geen werkelijkheid”, zegt ze. Heida voegt er aan toe dat verkeerde associaties het beroep zelf nog niet verkeerd maken. “Ik ben binnen deze organisatie dienstverlenend, ja. Maar dat is niet hetzelfde als dienstbaar.”

Ronny Hedges reageert aarzelender als haar een reactie op het geërotiseerde beeld van de secretaresse wordt gevraagd. “Ik zou willen dat dat image zonder grond was. Het werkelijke probleem is eigenlijk niet de erotiek, maar de stereotype verhouding tussen mannen en vrouwen. Wat mij stoort is dat sommige managers hun secretaresse in de eerste plaats zien als een vrouw, en wel een huisvrouw op kantoor. Secretaressen moeten vaak, net zoals hun vrouw thuis, met zachte hand zorgen dat alles in hun omgeving op rolletjes loopt.”

Voordat Hedges bij NCR kwam, heeft ze als directiesecretaresse bij ITT- de Gouden Gids gewerkt. Op die manier deed ze vijftien jaar ervaring op. Tussendoor stopte ze een poosje met werken. Toen ze weer wilde beginnen was het niet eenvoudig een goede baan te vinden, ondanks de schaarste aan secretaressen. Ze denkt zelf dat dat met haar leeftijd te maken heeft. “Oudere secretaressen krijgen moeilijker werk. Vooral bazen die minder sterk in hun schoenen staan willen liever een jonge secretaresse, want die kunnen ze beter commanderen”, zegt ze.

Een slechte baas is volgens Hedges iemand die er niet aan zou denken een keer koffie voor de secretaresse te halen. Maar die klacht blijkt slechts het topje van de ijsberg. “Managers weten vaak niet hoe ze met hun secretaresse om moeten gaan. Ze praten tegen haar alsof ze minderwaardig is, terwijl die vrouwen gewoon professioneel met hun vak bezig zijn.” Bouwens van Schoevers heeft dat kennelijk ook geconstateerd, want vanaf volgend jaar biedt Schoevers een cursus voor manager en secretaresse aan die de “ongemakkelijkheid” tussen hen weg moet nemen.

Een secretaresse kan volgens Hedges haar werk pas naar behoren doen als haar baas haar goed inlicht. En ze moet de kans krijgen zich geregeld bij te scholen. Hedges: “Het is voor een secretaresse heel moeilijk om een congres of een cursus te volgen. De baas vindt dat niet nodig, terwijl Jan en alleman op het bedrijf een cursus in het buitenland mag volgen. Is er een interessant congres, hup, daar gaan ze. Secretaressen beseffen vaak niet dat ze daar ook om kunnen vragen.”

Nederland kent een aantal secretaressenverenigingen, gebundeld in het Landelijk Overleg Secretaressen Verenigingen. Eén van die verenigingen is EAPS, The European Association of Professional Secretaries. Hedges neemt sinds begin dit jaar de public relations van EAPS voor haar rekening. Van deze Europese vereniging, met 1400 leden uit vijftien landen, kunnen alleen directie-secretaressen volwaardig lid worden. EAPS ijvert voor een officiële onderverdeling van het secretaresse-beroep in een A-, B- en C-niveau, en vastlegging van de daarbij behorende taken. “Niet om elitaire redenen”, verzekert Hedges. “Die officiële onderverdeling maakt de secretaresse stabieler in haar werk; verantwoordelijkheden kunnen dan niet langer zomaar van haar worden afgenomen.”

EAPS is verklaard tegenstander van de uit Amerika overgewaaide "secretaressedag', waarop de manager geacht wordt de secretaresse een bloemetje te geven. Alle drie de vrouwen ondersteunen die afwijzing onverwacht fel. Van den Berg: “Het is een denigrerend instituut, bedacht door de bloemenwinkel.” Heida: “Als iemand me wil bedanken omdat ik iets uitzonderlijks heb gepresteerd dan is dat prima, maar alsjeblieft niet zo'n verplicht nummer.” Hedges: “Alleen als je de secretaresse niet als een normale kracht beschouwt, moet je dat met een bloemetje afkopen.”

Van den Berg concludeert: “Een heleboel managers zouden niet zitten waar ze zitten zonder hun secretaresse. Omgekeerd zouden heel wat managers hoger stijgen als ze een goede secretaresse hadden”. Rest de vraag waarom secretaressen zelf geen manager worden als ze in feite al managers-taken vervullen? Heida geeft toe op termijn een managerspositie te ambiëren. Van den Berg: “Het gebeurt vaker dan men denkt dat een secretaresse voor zichzelf begint. Ik was zelf ook secretaresse.” In haar directiekamer gaat de telefoon. Lachend zegt ze: “Dat is mijn ex, mijn vroegere baas. Zo noemen we dat in het vak. Hij vraagt of ik mee ga golfen”.