De notaris is niet van gisteren, maar kijkt vooruit (2)

Een notaris is een juridische marathonloper met de Nederlandse nationaliteit die geslaagd is voor alle examens en daarna, als kandidaat-notaris, tenminste drie jaar op een notariskantoor in trainingskamp heeft gezeten, voordat hij of zij toe mocht treden tot het circa duizendkoppige elitekorps Grijze Baretten met door de Kroon benoemde en beëdigde notarissen.

De wet omschrijft een notaris als een openbare ambtenaar die, met uitsluiting van anderen, bevoegd is akten op te maken en te laten ondertekenen (passeren of verlijden), die te bewaren en daarvan een officieel en gewaarmerkt afschrift en uittreksel af te geven. Dat lijkt op een administratieve functie, waar je niet zo lang voor hoeft te studeren. Maar zo is het niet.

Op een door een notaris opgemaakte akte, waarin allerlei zaken en afspraken volgens een voorgeschreven vorm zijn vastgelegd, kan je bouwen. Zo'n document biedt belangrijke voordelen boven een onderhandse (niet door een bevoegd ambtenaar opgemaakte) akte of overeenkomst.

Zo is de notaris een onpartijdige deskundige die er minitieus naar streeft om de punten in de akte goed te verwoorden. Aan die broodnodige ogenschijnlijke en voor leken niet te volgen muggezifterij dankt de notaris mede zijn reputatie: saai en langdradig. Ten onrechte natuurlijk, want hij denkt mee met zijn cliënten en kijkt ver vooruit om eventuele problemen in de toekomst van te voren te ontdekken en te voorkomen. Door zijn studie en praktijkervaring is hij goed bij de pinken en weet veel beter wat er in de wereld (van het recht) omgaat dan de meeste van de mensen die bij hem komen.

Wanneer een document, zoals een overeenkomst tussen twee partijen, via een notaris wordt afgewikkeld staan de echtheid en juistheid vast. Niemand kan dat achteraf betwisten. Het loont daarom de moeite om belangrijke zaken bij een notaris vast te laten leggen. In zo'n geval wegen de kosten niet op tegen het belang van de zaak.

Het origineel van de akte (de minuut, minute of minuutakte) blijft achter in de archieven van de notaris en kan niet wegraken of op slinkse wijze veranderen. De grosse is een bijzonder afschrift van de minuut waarmee iemand zonder rechterlijk vonnis zijn rechten kan uitoefenen.

De wet stelt omwille van de rechtszekerheid een notariële akte verplicht voor onder meer de volgende rechtshandelingen en overeenkomsten: maken of wijzigen van huwelijksvoorwaarden maken of wijzigen van een testament doen en aannemen van bepaalde schenkingen verdelen van bepaalde erfenissen overdragen van onroerend goed, zoals huizen sluiten huurkoopovereenkomst voor onroerend goed splitsen van een gebouw in appartementsrechten verlenen en doorhalen van hypotheken oprichten of wijzigen van statuten van een N.V. of B.V. oprichten of wijzigen van statuten van een stichting of een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid.

De notaris beperkt zijn taak niet tot het opmaken van een akte, maar leidt ook de besprekingen die voorafgaan. Daarbij zal hij de belangen van alle betrokkenen afwegen en -zoekend naar een evenwicht- optreden als juridisch adviseur van beide of alle partijen. Niet iedereen zal die alpartijdigheid bij het opstellen van een overeenkomst kunnen waarderen. Er zijn immers gevallen denkbaar (echtscheiding) waarbij een van de partijen beschermd dient te worden. Dan verdient bij het maken van een contract, een kundige en een beetje onbescheiden advocaat of andere jurist de voorkeur boven een evenwichtige notaris. Een en ander kan natuurlijk wel via de notaris verder afgehandeld worden. Daar staat tegenover dat de kosten hoger uit zullen komen, omdat los van elkaar twee deskundigen zich in dezelfde zaak moeten verdiepen.

De tarieven van een notaris worden berekend naar de waarde van de te behandelen zaak of naar de hoeveelheid tijd die er mee gemoeid is. Bij het kopen van een huis bijvoorbeeld is het tarief gekoppeld aan de koopsom. De kosten voor het maken van een maatwerk-contract zijn gebaseerd op het aantal uren. Voor eenvoudige standaardcontracten als huwelijksvoorwaarden of testamenten gelden basistarieven.

Een notaris is verplicht 18,5 procent btw te bereken. De hierna genoemde voorbeelden zijn inclusief btw. Een eenvoudig testament kost tussen de 150 en 250 gulden. Het opmaken van eenvoudige huwelijksvoorwaarden voorafgaand aan een huwelijk kost 330 gulden plus 150 gulden voor het inschrijven van de voorwaarden in het Huwelijksgoederenregister van de Rechtbank. Het oprichten van een vereniging of stichting komt op minimaal 440 gulden. Wie niet in staat is de kosten te betalen, kan dat vooraf voorleggen aan de notaris. Wellicht weet hij een oplossing.