'I love boekhouden'

De stereotiepe boekhouder in toneelstukken en oude zwart-wit films is meestal een wat oudere, gebogen man in een saai slobberpak die zijn dagen slijt met grote kasboeken en bakken vol kaarten.

Af en toe komt hij in beeld om bij de directeur beleefd uit leggen hoe het gaat met de zaken. Mede daardoor heeft boekhouden bij veel mensen een slechte naam. Dat doe je niet, tenzij er niets anders is en dan nog praat je er niet over. Daarom zie je nooit op de stootrand van een auto een klever met 'I love boekhouden'. Of: 'Boekhouders, doen 't dubbel'.

Die afkeer van wat ook wel financieel management of het financiele geweten van een bedrijf wordt genoemd heeft al heel wat ellende veroorzaakt in bedrijven waarvan de directie overgeleverd is aan te ambitieuze of te luie administrateurs. Dus boekhouden en balanslezen: ook voor financiele analfabeten. Het Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid hield deze week voor die achtergebleven Nederlanders een pittige bijspijkerdag vol balansen, verlies- en winstrekeningen.

Boekhouden kan op verschillende manieren. Bedrijven gebruiken meestal het commerciele stelsel waarin het vermogen van een onderneming (het hopelijk positieve verschil van bezittingen en schulden) wordt bijgehouden. Worden met financiele wijzigingen (boekingen) zowel de omvang van het vermogen als de samenstelling er van bijgewerkt dan is dat dubbel of Italiaans boekhouden. Met enkel boekhouden worden de financiele gebeurtenissen alleen opgetekend in dagboeken die geteld worden om het eigen vermogen vast te stellen.

Een balans is een overzicht, meestal in de vorm van een T (een galgje), waarop links (debet) alle bezittingen, saldi en vorderingen staan en rechts (credit) de verplichtingen en schulden. Rechts staat ook het eigen vermogen, het verschil tussen links en rechts, dat beide zijden aan elkaar gelijk maakt. De verlies- en winstrekening is een overzicht over een bepaalde periode (bij voorbeeld een jaar) waarop de lasten (kosten) links staan en de baten (opbrengsten) rechts. Het saldo (verschil) tussen die twee is het verlies of de winst.

Een doordachte en regelmatig bijgewerkte boekhouding is voor bedrijfsleiders een krachtig gereedschap in hun streven naar een financieel gezonde onderneming. Maar managers die tussen negen en vijf doodvallen over een cent, zijn thuis vaak roekeloze verkwisters en dikke vrienden van de bank als het op lenen aankomt. Als excuus voor dat opvallende verschil in mentaliteit hoor je vaak: 'Geen tijd en geen fut om dat thuis ook nog in de gaten te houden.'

Wanneer je de financiele maatstaven van het bedrijfsle tot tijd, met lange tanden, aan het opschrijven van inkomsten en uitgaven in een (te) klein boekje. Meestal op regenachtige zondagen. Een dubbel vervelende klus, die in het slop raakt zodra de zon weer schijnt. Moet je dan helemaal niets doen? Ja en nee. Nee, als de geldstroom in het gezin voortkabbelt en te overzien is. En ja, wanneer je bang achter de financiele feiten aanholt.

Wie de administratie van het gezin goed wil bijhouden en kan beschikken over een personal computer dient de aanschaf van een boekhoudprogramma te overwegen. Volgens Dick Castricum van het gelijknamige adviesbureau in Bussum werken de goedkope hobby programma's niet bevredigend. Het bedieningsgemak laat te wensen over en de uitvoer op papier is niet overzichtelijk. Je kan er wel ervaring mee opdoen, maar een programma voor zakelijk gebruik verdient de voorkeur.

Directeur Willem Alexander ('ik kan het ook niet helpen')Eschauzier van het programmabedrijf (o.a. King en Queen) Quadrant in Capelle aan den IJssel constateert een gat in de markt tussen de programma's onder de tweehonderd gulden en de zakelijke programma's van meer dan vijfhonderd gulden. Maar hij en andere ontwikkelaars zien er tegen op die lacune op te vullen met een goedkope uitgeklede versie van hun producten. De telefonische service, die zij gewend zijn te geven, vraagt te veel mensen voor de vele nieuwe gebruikers en de winstmarge voor de winkeliers is te smal.

Wat moet je dan? Samen met de buren? Program swapping? Of eerst goed je eisen en wensen voor een programma vaststellen? (wordt vervolg)