Elektronische data-uitwisseling; Bedrijfsketens aaneen via EMI

'Ik werd laatst opgebeld', vertelt ing. M. van de Pavoordt, 'door iemand die iets over Eddie wilde weten. 'Ik ken Eddie niet', zei ik, maar hij bleef volhouden: 'U weet toch alles van Eddie?' Uiteindelijk ging me een licht op. Hij bedoelde EDI!' Van de Pavoordt werkt bij INTIS (International Transport Informatie Systeem) in Rotterdam en hij weet inderdaad veel van Ie Die Ai, want zo spreek je EDI uit. Het is de afkorting van Electronic Data Interchange, een techniek voor het uitwisselen van computergegevens tussen schillende bedrijven. Over EDI, wil Van de Pavoort maar zeggen, bestaan nog veel misverstanden. Terwijl sommige bedrijven al niet meer zonder EDI kunnen en EDI-goeroes de totale herstructurering van de economie voorspellen, is het voor anderen niet meer dan een geheimzinnige afkorting.

Het principe van EDI is simpel. In de handel, de industrie en de dienstverlening zijn verschillende ketens te zien waar een produkt van de ene aan de andere schakel wordt doorgegeven. Wanneer een brouwer een partij kratten van Amsterdam naar New York laat vervoeren, gaan die kratten op hun lange route vele keren in andere handen over en steeds weer moeten de vrachtbrieven, inklaringspapieren en de andere documenten worden getekend, ingeboekt of afgestempeld. In veel gevallen hebben de partijen die met dit transport te maken hebben - brouwerij, expediteur, rederij, stuwadoorkantoor, douaneagenten, havenautoriteiten - een geautomatiseerde administratie, maar telkens weer moeten ze daarin de belangrijkste gegevens overtikken: waar de partij uit bestaat, waar hij vandaan komt, waar hij heen moet, wat de waarde is, etc.

Zo'n keten is in principe geschikt voor invoering van EDI. De partijen - of enkele daarvan - sluiten hun computers dan aan op een netwerk. Dat netwerk kan geleverd worden door de PTT of een andere netwerkleverancier en bestaat uit draden in de grond en 'netwerkfaciliteiten' zoals een postbussysteem. Elke deelnemer krijgt een elektronische postbus. Het 'Memocom'-systeem van de PTT is een bekend voorbeeld. Op gezette tijden leegt de gebruiker de postbus en krijgt de berichten op zijn scherm die anderen aan hem gestuurd hebben. Wanneer de partijen in de transportketen overeenkomen op EDI over te gaan, spreken ze voor de meest voorkomende documenten een gestandaardiseerd formulier af. Een order, een factuur, een vordering, douane-aangifte, al die uit de handel bekende begrippen worden omgevormd tot een (volgens de zogeheten EDIFACT-norm) gestandaardiseerd computerbestand. De gebruikers merken van die standaard niet veel, meestal krijgen ze een eenvoudige vragenlijst op het scherm die pas na invulling met speciale EDI-software wordt geconverteerd naar de vereiste vorm.

De brouwer uit het voorbeeld zal de molen in werking stellen door een vervoersopdracht het netwerk in te sturen, gericht aan zijn favoriete expediteur. De kern van die opdracht zal de hele lang weg van de brouwerij naar de afnemer dezelfde blijven: de aard en hoeveelheid van de partij, de bestemming, de herkomst, de waarde, etc. Het talloze keren overtikken van de informatie is dus niet meer nodig en dat vermindert de kans op fouten. Elke deelnemer aan het netwerk voegt aan die kern zijn informatie en zijn opdrachten toe en kan snel de vereiste handelingen verrichten: de spullen ophalen, inklaren, aan boord hijsen, etc.

Maar de efficiente uitwisseling van boodschappen en de reductie van de papierwinkel zijn maar een paar aspecten van EDI. 'Het is geen Electronic Document Interchange, maar Data Interchange', zegt ir. W. Hofman, senior adviseur bij Bakkenist, een bureau dat bedrijven adviseert die EDI willen invoeren. 'Het grote voordeel van EDI is dat je de gegevens die je binnenkrijgt meteen kunt doorkoppelen naar je eigen automatisering. Je eigen computer kan de gegevens volgens jouw eigen normen controleren - of ze compleet zijn bijvoorbeeld - en kan ze vervolgens splitsen of doorzenden naar andere afdelingen van je bedrijf. Naar de boekhouding, naar de voorraadadministratie, er kunnen automatisch facturen worden opgemaakt, en er kunnen automatisch berichten worden gegenereerd die naar de andere schakels in het netwerk worden verstuurd. Zo kun je de hele keten uiteindelijk veel beter beheersen.'

Invoering van EDI komt er op neer dat er bruggen worden geslagen tussen bedrijven die voordien eilanden waren. Dat kan ertoe leiden dat het inzicht ontstaat dat sommige eilanden overbodig zijn, of een andere functie moeten krijgen. De groothandel bijvoorbeeld zal het door EDI moeilijker krijgen, het is een schakel die in een geautomatiseerd systeem soms overgeslagen kan worden. EDI sluit namelijk mooi aan bij het just in time-concept: het principe dat grote voorraden vermeden moeten worden en dat onderdelen en grondstoffen pas moeten aankomen als ze werkelijk nodig zijn. Grote industrieen gaan er steeds vaker toe over EDI aan hun toeleveranciers dwingend voor te schrijven: 'No EDI, no business'.

Toen Philips zijn vervoer onlangs aan Nedlloyd uitbesteedde was EDI een van de voorwaarden van de gloeilampenfabriek.

Een aardige toepassing van EDI is bij de Nederlandse douane te zien. Een expediteur die goederen uit het buitenland heeft gehaald en die in Nederland wil inklaren, rijdt meestal met zijn lading naar een van de 200 aangiftepunten in ons land. De douanebeambten bekijken zijn formulieren, typen de gegevens in de computer in en geven de goederen al dan niet vrij voor verder transport. Sinds ruim een jaar kan de expediteur zijn aangifte op zijn eigen kantoor doen, achter de PC. Hij typt de gevraagde gegevens in en stuurt ze naar SAGITTA, het automatiseringssysteem van de douane. De centrale douanecomputer in Apeldoorn controleert de gegevens, bekijkt of de goederen of de expediteur wellicht tot een bijzondere 'risicogroep' behoren, berekent de verschuldigde heffingen, brengt die in mindering op het krediet van de aangever en binnen vijf minuten krijgt de expediteur bericht of de goederen vrijgegeven worden ('groen') of dat een aanvullende controle plaats moet vinden ('rood'). Als het eerste het geval is, kan de chauffeur zich de rit naar het douanekantoor besparen. In Nederland wordt nu 25 procent van de aangiften elektronisch gedaan. Het middelgrote aangiftepunt Amsterdam Zuid Oost verwerkt per jaar ongeveer 20.000 aangiften en daarvan komt 32 procent elektronisch binnen. Teamleider E. Moorman: 'De voordelen zijn vooral voor de vervoerders, die hoeven hier als ze 'groen' krijgen niet meer heen te komen. Voor ons betekent het dat het gebruik van formulieren wordt teruggedrongen en dat we niet meer zoveel moeten overtypen. Verder gaan allerlei andere gegevens papierloos over. We hoeven het CBS en de produktschappen geen doorslagen meer te sturen.' INTIS is een voorbeeld van een veel wijder EDI-systeem. Het wordt geexploiteerd door INTIS b.v. in Rotterdam en het stelt zich ten doel de hele transportketen voor de verscheping te bedienen. Zo'n honderd verladers, rederijen, stuwadoors en vervoerders hebben zich nu op INTIS aangesloten en via dit netwerk kunnen de bedrijven ook in SAGITTA komen. Schepen kunnen aangifte doen terwijl ze nog op zee zijn en bij aankomst in de haven kunnen de goederen meteen worden overgeslagen. Een ander voorbeeld is Cargonaut, een netwerk van Schiphol voor de centrale verwerking van documenten en informatie tussen de partijen die betrokken zijn bij afhandeling van luchtvracht.

Ondanks alle voordelen staat EDI nog maar in de kinderschoenen. Bedrijven die hun eigen automatisering nog niet op orde hebben leggen daar de prioriteit. 'Ik hoor vaak: we komen over een jaar nog wel eens terug, dan zijn we waarschijnlijk zelf ook zover', zegt Van de Pavoordt. Ediforum, het overkoepelend orgaan van de Nederlandse EDI-gebruikers, schatte het aantal Nederlandse EDI-gebruikers eind vorig jaar op 1500. Toch slaat ons distributielandje daarmee geen slecht figuur. In de VS waren op hetzelfde moment 8000 gebruikers en in het Verenigd Koninkrijk 3000. EDI is vooral een kwestie van veel overleg. Hofman: 'Als je in een bepaalde keten EDI wil invoeren, moet je niet alleen met je partners overleggen, maar ook met je concurrenten. Frisdrankfabrikanten hebben natuurlijk geen zin om met elke expediteur andere standaarden af te spreken, dus de expediteurs zullen het ook onderling eens moeten worden. Ze ontkomen er dan niet aan hun eigen werkwijze uit de doeken te doen en daar moeten de bedrijven vaak nog aan wennen.'