Branded Content
Branded Content XTR Branded Content is de commerciële content op nrc.nl. De inhoud valt buiten de redactionele verantwoordelijkheid van NRC Media.
Rick van Doorn, IT-manager bij Tony’s Chocolonely, zocht en vond een manier om intern efficiënter met elkaar te communiceren
Rick van Doorn, IT-manager bij Tony’s Chocolonely, zocht en vond een manier om intern efficiënter met elkaar te communiceren Dirk-Jan van Dijk
Hoe het snel groeiende Tony’s Chocolonely efficiënter leerde communiceren

“Ons doel? Persoonlijk en snel samenwerken”

Als je bedrijf in korte tijd hard groeit, ga je anders denken over communicatieprocessen. Hoe zorg je ervoor dat iedereen betrokken blijft zonder bedolven te worden onder mails en chatberichten? Tony’s Chocolonely luisterde naar zijn werknemers en combineerde Microsoft Teams met telefonie.


Het populaire Tony’s Chocolonely heeft als missie de chocolade-industrie honderd procent slaafvrij te maken. Het bedrijf groeide sinds de oprichting in 2005 van zes naar 125 medewerkers, verspreid over drie vestigingen in Amsterdam, Londen en in Portland, VS. “In het begin kon je de telefoon nog voor elkaar opnemen bij afwezigheid. Nu gaat dat niet meer”, zegt Rick van Doorn, IT-manager bij Tony’s Chocolonely (op de foto). “We zochten naar een manier om efficiënter met elkaar te communiceren. Intern, maar ook met de lokale boerencoöperaties in Afrika, die strikt genomen niet tot de interne organisatie behoren. Het is voor ons belangrijk dat er openheid is naar de buitenwereld toe. Persoonlijke en open communicatie is namelijk een integraal onderdeel van onze missie.”

Hoe willen we communiceren?

Er werd een interne projectgroep samengesteld rondom de vraag: hoe willen wij met elkaar communiceren? Van Doorn: “Het ging daarbij zowel om de grote vragen – hoe zorgen we ervoor dat iedereen zich betrokken voelt? – als detailvragen: hoeveel meetings willen we? Hoeveel willen we per mail doen? Welke rol moet chatten hebben?”
Parallel aan dat proces bracht Van Doorn de technologische mogelijkheden ter ondersteuning van een slimme manier van werken ofwel Smarter Working in kaart. Aanvankelijk dacht hij aan een uitbreiding van telefonie bovenop het bestaande systeem, maar de opkomst van Microsoft Teams bracht daar verandering in. “Dat wordt de nieuwe standaard. Future-proof zijn is heel belangrijk voor ons. We willen niet over drie jaar weer veranderen.”

Één aanspreekpunt

Van Doorn wilde één geïntegreerde oplossing, die alle communicatie zou ondersteunen: telefonie, chatten, videoconferencing en het standaard Microsoft-pakket: “Onze partner voor Microsoft stelde voor om met Vodafone Business contact op te nemen. Het sprak ons aan om een partij te hebben die de gehele oplossing kon bieden, om één aanspreekpunt te hebben. We waren nog bezig om uit te werken wat we precies nodig hadden, maar het klikte al tijdens de kennismaking.”
“Door onze expertise in telefonie met onze jarenlange ervaring in Microsoft-technologie te bundelen, konden we de gewenste integratie realiseren”, zegt Nina Moers van VodafoneZiggo. “We hebben er bijvoorbeeld voor gezorgd dat het Klant Contact Center van Tony’s, waar vragen van klanten binnenkomen, geïntegreerd werd in de Microsoft Teams-applicatie. Dat voorkomt een wildgroei aan losse systemen en apps. Als je met één app werkt is er bovendien minder training nodig en zijn medewerkers sneller up to speed. En doordat de beschikbaarheidsinformatie van Teams nu ook aan het Klant Contact Center is gelinkt, kunnen medewerkers klanten effectiever doorverbinden en direct de geschiedenis van het contact teruglezen: zo kunnen ze mensen sneller en beter helpen.”

Werk en privé in balans

Na een korte pilotperiode ging Tony’s Chocolonely volledig over naar het nieuwe systeem. Van Doorn: “Daar maakten we een mooi moment van, met een ceremonie waarbij de oude communicatiemethodes symbolisch werden begraven en een inspirerende lezing over maximaal drie mails per dag. Aansluitend waren er korte trainingen om meteen aan de slag te gaan.”
Uit een recente survey blijkt dat de medewerkers positief zijn over het nieuwe systeem. Van Doorn: “De introductie van een zakelijke chat-faciliteit ter vervanging van Whatsapp-groepen werkt goed. Zo’n gescheiden kanaal helpt medewerkers een betere balans tussen werk en privé te houden. Wel willen we kijken hoe we vervuiling kunnen voorkomen: we willen niet verzanden in een stroom van berichten op dat ene kanaal.’
Voor de samenwerking met buitenlandse vestigingen en lokale boerencoöperaties brengt de integratie van Microsoft Teams en telefonie eveneens grote voordelen. Moers: “Het maakt het makkelijker om op afstand samen te werken, waardoor er minder vaak gevlogen hoeft te worden. Zo kan je nu een meeting opnemen en later terug kijken – zo overbrug je tijdsverschillen.”

Sleutel tot succes

Volgens Moers deed Tony’s Chocolonely er goed aan het Smarter Working proces vanuit de medewerkers op te starten: “Proactief zijn en goed in kaart brengen welke technologie je wilt bieden aan medewerkers voorkomt dat mensen zelf het initiatief gaan nemen. Anders heb je binnen no time tal van verschillende applicaties binnen je organisatie.” Voor Van Doorn was een medewerker-centrale benadering niet meer dan logisch. “Voor ons staat het team altijd op nummer één. Wij willen medewerkers in staat stellen zo goed en prettig mogelijk samen te werken. Dat is voor ons de manier om onze missie te realiseren.”

Slimmer werken

Overal prettig en efficiënt samenwerken – dat doet Tony’s Chocolonely met behulp van Smarter Working oplossingen, ondersteund door Vodafone Business. Smarter Working betekent: altijd bereikbaar zijn en overal veilig toegang tot data. Zo kan je organisatie groeien, met lagere kosten en hogere productiviteit. Dat is pas echt slim werken. Meer weten over Smarter Working oplossingen van Vodafone Business? Stel je vraag in onderstaande feed of ga naar Vodafone.nl/Smarter-working.