Branded Content
Branded Content XTR Branded Content is de commerciële content op nrc.nl. De inhoud valt buiten de redactionele verantwoordelijkheid van NRC Media.

Flexibiliteit: van mindset naar manier van werken

Heeft de bouwsector ook baat bij flexibel werken? Bij vastgoedontwikkelaar en realisator KlokGroep vinden ze van wel. Het nieuwe kantoor is volledig afgestemd op deze manier van werken. Dat maakt samenwerking veel gemakkelijker.

Flexibel werken – wanneer en waar je wilt – wordt steeds populairder. Ruim een derde van alle werknemers werkt momenteel minstens één dag per week mobiel. Iedereen kent wel de voorbeelden van een journalist die onderweg zijn artikel uitwerkt of een programmeur die tot diep in de nacht codes napluist op fouten. Maar ook in andere, minder voor de hand liggende sectoren, wordt steeds vaker op deze manier gewerkt. Zo blijkt uit Amerikaans onderzoek dat ook professionals in de bouwsector overal toegang willen hebben tot de meest actuele projectinformatie. Dat verkleint namelijk het risico op fouten en het risico op extra werk om die fouten te herstellen. Circa 65% van alle gevraagde aannemers gaven aan dat dat kostenpost nummer 1 is.

Nieuw pand, nieuwe manier van werken

Ook in Nederland doet flexibel werken zijn intrede in deze sector. KlokGroep heeft die stap gezet bij de verhuizing naar een nieuw bedrijfspand, bijna een jaar geleden. Het bedrijf maakt onderdeel uit van KlokHolding, een bijna honderd jaar oud familiebedrijf in projectontwikkeling, bouw, onderhoud en beheer. “Eerder hadden we bezoeken afgelegd aan andere bedrijven die ook op deze manier werken, zoals Deloitte en Vodafone”, vertelt Joris Geutjes, IT-manager bij KlokHolding. “Met die inspiratie in het achterhoofd zijn zowel het nieuwe gebouw als de communicatie-infrastructuur ingericht.”

Je werkplek is afhankelijk van de werkzaamheden van de dag

Met elkaar om tafel om te werken

De reden om over te stappen op flexibel werken was tweeledig. Geutjes: “Veel medewerkers zijn regelmatig niet op kantoor, bijvoorbeeld omdat zij bij een klant zijn of op de bouwplaats. Door flexplekken in te richten, konden we de ruimte in het pand veel efficiënter benutten. Maar de belangrijkste reden is dat we veelal projectmatig werken, in wisselende teams van specialisten. Dan is het prettig als je op kantoor ruimtes hebt waar je met iedereen om tafel kunt zitten om samen te werken. De flexibele indeling van het kantoor ondersteunt dit. Je werkplek is afhankelijk van de werkzaamheden die je die dag moet doen. In principe heeft niemand een vaste werkplek – ook niet de directie.”

Joris Geutjes: “Doordat iedereen op dezelfde devices werkt, kunnen collega’s elkaar ook sneller helpen.”


Eenvoudig bestanden delen

Flexibel werken kan niet zonder een sterke mobiele- en vastecommunicatie-infrastructuur. Hiervoor werkt KlokGroep samen met aanbieder Vodafone. Om het maximale uit die communicatie-infrastructuur te halen maakt KlokGroep gebruik van het Office 365-platform, dat door Vodafone is geleverd. Het stelt medewerkers in staat overal te werken, op iedere device, en eenvoudig bestanden te delen. Niet alleen met elkaar, maar ook met leveranciers en andere partners. “Sommige specialismen hebben we in huis, voor andere werken we samen met externe partijen”, legt Geutjes uit. “Zij kunnen met hun eigen device aanschuiven in het nieuwe pand. Met het inrichten van de communicatie-infrastructuur hebben we namelijk bewust gezorgd voor compatibiliteit met meerdere systemen. Ook met de veiligheid hebben we er rekening mee gehouden. Het netwerk is gescheiden en sommige delen, bijvoorbeeld functies die gekoppeld zijn aan de gebouwbeheerssystemen, zijn afgeschermd.”

Appen met de klant

Skype for Business wordt ingezet om contact te houden met collega’s, maar ook met stakeholders en partners buiten kantoor. Het maakt het gemakkelijk om content met elkaar te delen en via een videoverbinding met elkaar te bespreken. Dat vergroot de efficiëntie en de effectiviteit van vergaderingen. De glasvezelverbinding in het nieuwe kantoor ondersteunt ook hybride manieren van samenwerking, zoals het BIM-lab. Hierin werken KlokGroep en partners bij het opstarten van een nieuw project op vaste momenten virtueel ‘live’ samen aan een 3D-model van het project. Na tien weken weet men dan precies wat het project gaat kosten en wat er wanneer van elke leverancier wordt verwacht in de uitvoering. De huidige communicatie-infrastructuur ondersteunt ook opties die wellicht in de toekomst een vlucht zullen nemen. Geutjes: “Zo kunnen we via Skype for Business ook klantcontact via WhatsApp laten verlopen. Starters op de woningmarkt, tussen 25 en 30 jaar, zijn hieraan gewend en willen dat. We hebben een betrouwbare basis waarop gemakkelijk voortgebouwd kan worden.”

Gedegen voorbereiding

De ervaringen na bijna een jaar met flexibel werken zijn positief. De nieuwe werkwijze ondersteunt het projectmatig werken en de lijnen zijn veel korter geworden, waardoor er sneller kan worden bijgestuurd. Dat komt de productiviteit van de organisatie ten goede. Ook zijn medewerkers over het algemeen positief over flexibel werken. Dat is mede te danken aan de gedegen voorbereiding, denkt Geutjes: “Het heeft geholpen dat we flexibel werk introduceerden bij de verhuizing naar een nieuw pand. De nieuwe mindset hielp om ook het nieuwe manier van werken te accepteren. Medewerkers zijn vanaf het begin betrokken bij de plannen en we hebben ook veel aandacht besteed aan instructie op de werkplek. En door te kiezen voor uniformiteit in devices kunnen collega’s elkaar ook snel helpen bij vragen of problemen. Dat maakt het leven van een IT-manager ook weer gemakkelijker!”

Vrijheid werkt voor KlokGroep

KlokGroep heeft samen met Vodafone een stevige mobiele- en vastecommunicatie-infrastructuur opgezet die de organisatie in staat stelt om volledig flexibel te werken. De bouwstenen hiervoor zijn betrouwbare mobiele communicatie met overal een goed bereik, de migratie naar en ondersteuning van het Office 365-platform, vaste telefonie en een goede glasvezelverbinding. Mobiele werkplekken zorgen ervoor dat medewerkers kunnen werken waar zij willen – op kantoor, op de bouwplaats, onderweg of thuis. Dat is prettig voor medewerkers en leidt gemiddeld tot 13% meer productiviteit, zo blijkt uit onderzoek. Meer weten? Kijk op www.vodafone.nl/vrijheidwerkt of download de whitepaper.