Branded Content
Branded Content XTR Branded Content is de commerciële content op nrc.nl. De inhoud valt buiten de redactionele verantwoordelijkheid van NRC Media.

Een werkdag anno 2018: powernappen, sporten en vergaderen via video

Werken waar en wanneer je maar wil. Dat betekent ook: de mogelijkheid om tussendoor een powernap te nemen. Overdag te sporten. Of te vergaderen via video met collega’s op andere locaties. Zo sluit flexibel werken ook goed aan bij de filosofie van Auping.

Binnen de topsport is de aandacht voor slaap flink toegenomen. En Auping speelt daar actief op in. Als ‘Sponsor van de Rust’ ondersteunt de beddenfabrikant de wielrenners van Team Sunweb en het nationale hockeyteam. Daarnaast krijgt ook het grote publiek de nodige hulp bij het rusten. Zo werd afgelopen oktober in RAI Amsterdam de eerste Auping Powernapping Area gepresenteerd: een tijdelijke rustplek waar beursbezoekers zich via een dutje van twintig minuten weer op konden laden.

Tussendoor even sporten of powernappen

En de medewerkers van Auping zelf? Na de invoering van flexibel werken, in 2015, hoeven kantoormedewerkers niet per se vroeg op te staan om naar kantoor te komen. Toen werd ook meteen duidelijk welke collega’s ochtend- of juist avondmensen zijn. Iedereen heeft nu de mogelijkheid om werkdagen op een optimale manier in te vullen. Tussendoor even sporten of juist powernappen om weer scherp te worden: dat is nu makkelijker in te passen dan voorheen. Maar op het moment dat een collega aan het werk is, moet hij uiteraard wel genoeg communicatiemogelijkheden hebben.

Ronddraaiende camera

“Voor de communicatie maken we voornamelijk gebruik van Skype for Business”, zegt Marc Stokhof, Coördinator IT bij Auping. “Op die manier bellen we elkaar, maar we maken nog vaker gebruik van chatberichten. Dat werkt altijd makkelijk, zo’n berichtje met bijvoorbeeld het verzoek om bepaalde informatie te delen. En zo nu en dan starten we een video-conference. Daardoor hoeft niet iedereen naar het kantoor te komen als er een vergadering gepland staat. In een van onze vergaderkamers staat zelfs een speciale camera die ronddraait. Degenen die online aan de meeting deelnemen, kunnen dan zien wie er aan het woord is.”

Creatieve toepassingen

“Er zijn nog meer interessante toepassingen voor video-calls te bedenken”, vervolgt Marc. “Zo zag ik laatst een filmpje waarbij bezoekers van een Amerikaans bedrijf bij de receptie een groot scherm aantroffen. Het leek alsof de receptioniste ter plekke aanwezig was, maar zij bevond zich op een andere locatie. Er waren ook medewerkers die nonchalant over de balie hingen om een praatje met haar te maken. Erg grappig.”
Bij Auping zijn de receptionisten nog altijd fysiek aanwezig. “Dat vinden we ook belangrijk”, benadrukt Marc. “Als er gasten langskomen, is het toch een stuk gastvrijer als ze iemand bij de receptie aantreffen.”

Beeld delen

Op andere momenten is een scherm juist wel weer een pluspunt. “Je beeld delen is een functie die we binnen Auping veel gebruiken. Je kunt dan vanaf afstand op het scherm van een collega meekijken. Heel handig. Daarbij is het ook prettig om zo af en toe op kantoor te zitten zodat je spontaan met collega’s kunt schakelen. En zo vullen Skype-calls en fysieke afspraken elkaar goed aan.”

Callcenterapplicatie aan Skype koppelen

Ook het Sales Serviceteam voert alle gesprekken via Skype. “Zij werken met een callcenterapplicatie die we drie jaar geleden al aan Skype for Business gekoppeld hebben”, vertelt Marc. “In het begin hadden we nog wel wat issues met de geluidskwaliteit. Toen bleek dat we ons netwerk daarop aan moesten passen. Ook konden sommige medewerkers geen telefoontjes doorschakelen. De implementatie was dus niet een kwestie van één druk op de knop. Het kostte nog aardig wat tijd en inzet om het voor elkaar te krijgen.”

Van de ene op de andere dag de knop om

Hoewel alles functioneerde, leek het Auping wel prettig om alles wat met communicatie te maken heeft bij één provider onder te brengen. “Mobiele telefonie, vaste telefonie, Skype for Business,” somt Marc op, “maar ook het datacenter voor het kantoor. Door dat alles bij één partij onder te brengen, zouden we ook maar één aanspreekpunt hebben. Dat zagen we toch wel als het grootste voordeel. Uiteindelijk hebben we voor Vodafone gekozen. We hebben uitgebreid getest en hebben toen van de ene op de andere dag de knop omgezet. Van die overgang hebben medewerkers eigenlijk niets gemerkt.”
“Wat ik zelf mooi vind aan dit hele proces,” vervolgt hij, “is dat Skype for Business uiteindelijk onze telefooncentrale volledig heeft vervangen. Precies wat we vanaf het begin voor ogen hadden.”

De cloud en het Internet of Things

En de toekomst? “We overwegen om al onze data in de cloud onder te brengen en daarbij zoveel mogelijk gebruik te maken van cloud based software. We zijn nu druk aan het inventariseren. Wat hebben we? Waar gaan we naartoe? En wat willen we gaan doen? Daarnaast zijn we voor voice en communicatie in de wereld van het Internet of Things aan het rondkijken. Daar heeft Vodafone ook erg interessante zaken lopen,” weet Marc, “zoals datagebruik in onze producten. Dus wij kijken over de schouder mee. En ondertussen dromen we alvast over slimme toepassingen die we in de toekomst willen lanceren.”

Vrijheid werkt

Als je mensen laat kiezen waar en hoe ze willen werken, zijn ze productiever dan ooit. Steeds meer bedrijven laten - net als Auping - medewerkers zelf hun dag indelen, zolang ze maar bereikbaar blijven. Vodafone faciliteert een ICT-infrastructuur die dit ondersteunt, met onder meer Office 365 en Skype for Business. Daardoor kunnen mensen overal werken waar het uitkomt en hun optimale work-life balance bepalen. En dat komt de kwaliteit van het werk en het werkgeluk ten goede. Meer weten? Kijk op www.vodafone.nl/vrijheidwerkt.