Sponsored content
Sponsored content

Miljoenenprojecten en hoe je die tot een succes maakt


Een nieuw gebouw dat veel te laat wordt opgeleverd of de plaatsing van een nieuw viaduct dat niet gaat zoals bedacht, het zijn zomaar twee voorbeelden van mislukte projecten. Kosten: tientallen miljoenen euro’s. Waarom mislukken projecten als deze? En is dat te voorkomen?

Mislukt!

Voor de goede orde eerst de definitie van ‘mislukt’. Birthe van der Voort, adviseur Risk & Control bij Deloitte: ‘Je spreekt over het algemeen van een mislukt project als het te laat wordt opgeleverd, meer kost dan afgesproken of als het eindresultaat niet in lijn is met de gemaakte afspraken. Wanneer een van die drie uit de pas loopt, kun je stellen dat het project is mislukt. Overigens gaan ze meestal hand in hand. Immers, als het langer duurt, lopen de kosten vaak ook op.’

Een veelvoorkomende oorzaak voor dat uit de pas lopen, is het onjuist inschatten van de complexiteit. ‘Hoe complexer, hoe groter de faalkans’, stelt Van der Voort. ‘Een andere zeer belangrijke oorzaak is dat de veranderambitie van een organisatie niet overeenkomt met de verandercapaciteit. Oftewel: de organisatie wil meer dan ze aankan. Een organisatie moet zichzelf vooraf de vraag stellen: ben ik in staat om dit project uit te voeren? En als het complex is, heb ik dan voldoende maatregelen getroffen om het project succesvol te laten zijn? Als het antwoord op een van die twee vragen ‘nee’ is, kun je er donder op zeggen dat de handel vroeg of laat uit de bocht vliegt.’

Schade: miljarden euro’s

Het is niet bekend hoeveel geld er wereldwijd wordt verkwist als het gaat om falende projecten, maar dat het om veel geld gaat, is zeker. Van der Voort: ‘Het gaat zeker om miljarden euro’s die het bedrijfsleven en de overheid jaarlijks verliest door mislukte projecten.’ ‘Wat de precieze schade van alle mislukte projecten in Nederland of zelfs wereldwijd is, is niet duidelijk. In het algemeen wordt aangenomen dat zo’n veertig procent van de projecten wereldwijd op een gehele of gedeeltelijke mislukking uitloopt, zo stelt Van der Voort. ‘Dat hoge percentage maakt investeren in verbeteringen rendabel. Dat gebeurt ook wel. Denk aan de introductie van standaard projectmanagementmethodieken als Prince2 en PMI. De vraag is echter of dit voldoende is, aangezien het percentage van veertig procent al jaren ongeveer gelijk blijft.’

Succesvolle projecten

Van der Voort ziet wel degelijk mogelijkheden tot verbetering. ‘Je kunt veel leren van projecten uit het verleden’, zo stelt ze. ‘En dan met name van de succesvol afgeronde projecten.’ Dat Van der Voorts stelling klopt, hebben zij en haar collega’s inmiddels onderbouwd. ‘We hebben met behulp van data-analyse geprobeerd een causaal verband aan te tonen tussen de kenmerken van duizenden succesvolle projecten en de maatregelen die organisaties hebben genomen om dat project succesvol te laten verlopen’, legt Van der Voort uit. Het instrument dat daaruit rolde geeft in feite antwoord op de vraag: hoe kan ik mijn project succesvol opleveren? Van der Voort: ‘We kijken naar hoe complex een project is, op basis van vijftig factoren. Daar rolt een overzicht van maatregelen uit die een organisatie moet nemen om het project onder controle te houden.’

Maar ook door tijdens het project naar de risico’s te kijken, kunnen verliezen worden voorkomen. ‘Realtime inzicht in de voortgang van het project en het ontstaan van eventuele risico’s, wordt verkregen door het koppelen van databronnen van opdrachtgever en leveranciers. Zo voorkom je problemen, denk bijvoorbeeld aan het achterlopen van de productie van staal en beton op de planning van een complex infrastructuur project,’ legt van de Voort uit.

Damage control

Ook zonder een project door te lichten heeft Van der Voort tips die de kans van slagen verhogen, ongeacht de grootte van een project. ‘Sowieso is het goed je ervan bewust te zijn dat je bij de start van een project zaken relatief gemakkelijk kunt bijsturen. Ben je namelijk begonnen of zelfs al een heel eind op weg en er komt een kink in de kabel, dan rest je weinig anders dan damage control. Verder is het van belang om mensen bij het project te betrekken die een soortgelijk project al een keer hebben gedaan. Bijvoorbeeld voor een vergelijkbare opdrachtgever of een project dat ongeveer net zo omvangrijk was. De kwaliteit van de projectmedewerkers is van groot belang.’

Birthe van der Voort werkt bij Deloitte Risk Services en is gespecialiseerd in het begeleiden van organisaties bij grote transformaties. Wil jij naar aanleiding van dit artikel van gedachten wisselen met Birthe? Neem dan contact met haar op.