Coachartikel

Moet ik dit nu doen?

Denk je dat je eindelijk je to-do lijst onder controle hebt, staat je collega naast je: “Of je dat nu even kunt doen, spoed!”. Ben je net lekker bezig met een belangrijk stuk, ontvang je een e-mail van een klant: “Of je nu even kunt bellen, zij wil iets met je bespreken?”

Nu even niet
Veel van mijn klanten kunnen ontzettend veel werk verzetten. Ze zijn niet te beroerd om even flink de schouders er onder te zetten en werken graag door. Maar wanneer er teveel ‘onverwachte’ zaken tussendoor komen, dreigt het mis te gaan.

Toch hoeft dat niet het geval te zijn. Je kunt in je agenda tijd inplannen voor onverwachte zaken, maar de kans dat je die tijd echt ‘vrij’ houdt, is klein. Wat beter werkt is jezelf één vraag stellen. Je doet dit op het moment dat je gevraagd wordt aan een nieuwe klus (groot of klein) te beginnen.

Stel jezelf één belangrijke vraag en wordt direct productiever, minder gestrest en effectiever.

Stel jezelf slechts één vraag
De vraag: “Moet ik dit nu doen?”.

En je stelt deze vraag niet één keer aan jezelf maar vijf keer. Pas wanneer je antwoord vijf keer ja is, begin je aan de klus. Anders, is het vast voor iemand anders maar niet voor jou!

1. Vervang moeten door willen
MOET ik dit nu doen? Moet je dit inderdaad doen of is er geen verplichting? Moeten werkt enorm dwingend, en alleen daardoor verhoogt het je stressniveau al. We denken vaak dat er meer moet, dan daadwerkelijk het geval is.
Wanneer je moeten kunt vervangen door graag willen, heb je een betere indicatie of iets “moet”.

2. Ben jij de aangewezen persoon?
Moet IK dit nu doen? Ben jij echt degene die zich hier mee bezig gaat houden? Of is er iemand anders meer geschikt? Wanneer je een harde werker bent, krijg je ook vaak klussen die iemand anders ook kan doen. Je krijgt ze omdat jij snel werkt en dus snel aan de slag gaat.

Als je te veel werk hebt, is dat een indicatie dat je het niet goed doet. Je doet teveel zelf. Delegeren, automatiseren of simpelweg stoppen zijn de oplossing. Begin met vragen of JIJ dit echt moet doen?

3. Dit of iets anders
Moet ik DIT nu doen? Dat wat er aan je gevraagd wordt, is dat echt hetgeen je nu moet oppakken? Soms worden dingen aan je gevraagd die niet relevant zijn. Soms worden dingen te complex gemaakt. Soms wil iemand iets, wat niet echt nodig is, of ook anders en simpelweg makkelijker en sneller kan.

Dus vraag jezelf bij iedere nieuwe taak goed af, moet ik dit doen of begin ik beter aan iets anders?

4. Vraag nooit wanneer iets af moet
Moet ik dit NU doen? Vraag aan iemand wanneer iets af moet en het antwoord is gisteren. Vraag of het ook overmorgen kan en het antwoord is vaak ja. Wanneer iemand je iets vraagt om te doen, vraag jezelf dan echt af of het echt nu moet.

Komt dat voor jezelf uit? Is het voor de ander echt zo urgent? Neem de controle terug en bepaal aan de hand van jouw agenda, wanneer het moment geschikt is om hier mee aan de slag te gaan.

5. Doen of laten?
Moet ik dit nu DOEN? Bepaal of je echt iets moet doen of dat er geen actie vereist is. Denk bijvoorbeeld aan cc van een e-mail die jij ontvangt. Die is niet aan jou gericht en deze is puur ter informatie. Jij hoeft hier niets mee te doen.

Sommige acties verdwijnen door het verloop van de tijd. Vraag jezelf af is dit echt iets wat je moet doen of is het prima om dit ter kennisgeving aan te nemen?

Stel je prioriteiten – stel de vraag
Door de vraag keer op keer te stellen, ga jij jouw prioriteiten beter in beeld krijgen. Er wordt vaak gedacht dat iemand die altijd klaar staat en altijd direct actie onderneemt, de meest klantvriendelijke persoon is of de beste collega. Het tegendeel is waar.

Want als jij altijd iedereen direct helpt, moet je uiteindelijk mensen teleurstellen. In ieder geval jezelf.

Zorg dat je jouw prioriteiten helder hebt door deze vraag te stellen. Het helpt jou om te “underpromise and overdeliver”, wat je wel gegarandeerd een stuk populairder maakt.

Over Yvonne Dam
De afgelopen jaren heeft Yvonne (1972) over de hele wereld in 4 landen gewoond en in senior posities gewerkt. Op dit moment is ze woonachtig in Londen. Na 22 jaar in meerdere internationale consultancy functies te hebben gewerkt is Yvonne haar eigen (loopbaan)coaching bedrijf Amaze Yourself gestart. Yvonne coacht drukke ambitieuze mensen om volop van het leven én hun carrière te genieten. Focussen op wat echt belangrijk is en werken in een plek waar je wordt gewaardeerd, zijn daarbij key.

XTR Branded Content is de commerciële content op nrc.nl. De inhoud valt buiten de redactionele verantwoordelijkheid van NRC Media.