Coachartikel

Jouw baan overvol en hectisch?

Je hebt het gevoel geleefd te worden. Op je werk ga je van overleg naar overleg, iedereen wil iets van je en je bent nooit klaar. Na het avondeten klap je vaak je laptop weer open. Maar af komt het werk nooit. Je lijkt gevangen te zitten in het systeem, waaraan niet te ontsnappen valt. Maar is dat zo? Hoe kun je minder druk ervaren zonder te vluchten?

Als je wel weet dat meubels maken en een B&B in Italië, leuk is voor een tijdje, maar op termijn ook niet bevredigend is, hoe zorg je dan wél dat je weer meer controle ervaart? Dat je weer tijd hebt om af en toe na te denken en er ‘s avonds ook echt kunt zijn voor je familie en/of vrienden. Verrassend anders denken door zicht op onderstaande valkuilen en ervaar een ander resultaat met de 7 tips.

Wat je niet gaat helpen:
1. Het denken dat drukte een gegeven is. Wellicht heb je soms het gevoel dat al die drukte over dat project helemaal niet nodig was, maar kun je niet anders dan meegaan in de hectiek die het management creëert. Je hebt meer regelruimte dan je denkt. Het is goed jezelf er bewust van te zijn dat je veel keuzes onbewust maakt. Ter illustratie: onderzoek toonde aan dat het overgrote deel van de mensen zichzelf compleet overeet als ze soep eten uit een bord dat constant aangevuld wordt (van onderuit, zonder dat ze het merken). We eten (ander onderzoek) grote bakken oude popcorn leeg, omdat we het in onze handen krijgen. Kortom: we gaan vaak mee in het systeem, zonder goed na te denken waar mogelijk wel regelruimte zit.
2. Beter timemanagement. Dat gaat van de gedachte uit dat, als je maar hard genoeg werkt, je alles kunt doen. Maar wat er tot jouw takenpakket behoort, is vaak helemaal niet zo scherp omschreven. Jouw contacten weten ook helemaal niet wat je nog meer te doen hebt en stellen je vragen, nodigen je uit voor overleggen. Niemand heeft overzicht. Nou ja, jij een beetje. Alles doen gaat je niet helpen. Een cursus timemanagement helpt je dat amorfe alles wat efficiënter te doen, maar zorgt er ook voor dat je alleen maar meer tijdsdruk ervaart omdat je je zo bewust bent van de tijd.
3. Streven naar een lege inbox. Het zorgen voor een legen inbox geeft een zeker overzicht en gevoel van controle, maar het risico is dat je veel te input gericht bezig bent. Je reageert op wat zich aandient in plaats van dat je zelf goed scherp bent op je doelen. Je bent heel efficiënt aan het dweilen, in plaats van dat je het lek dicht.

Wat je wél kunt doen: zeven tips om je geest te trainen gezondere keuzes te maken.
1. Stel jezelf de juiste vragen. Wat moet ik toevoegen aan de organisatie en hoe ben ik op mijn best? Door afstand te nemen van al die zaken die voorbij komen en zelf iedere keer weer goed te bepalen wat nuttig is. Misschien kun je maar één ding veranderen, maar daar ligt ook al pure winst. Wellicht kan er iemand anders naar dat overleg, hoef jij bij bepaalde zaken helemaal niet betrokken te zijn. Zorg dat je niet alles voor iedereen biedt. We weten hoe het de V&D is verlopen. Kijk goed naar wat jouw kracht is en zorg dat je daar het meest op wordt aangesproken.
2. Voorkom de ‘lopend buffet fout’. Herken je dat: zo’n volgeladen bord met van alles erop, teveel en niet appetijtelijk om te zien? Dat doen we onszelf vaak aan omdat we de vraag: ‘wat wel en wat niet’, gemakkelijker vinden, dan de vraag ‘welke keuze ga ik maken?’ Vooraf nadenken over wat je wat je koers is, is veel lastiger dan reageren op de keuzes die je worden aangeboden. Bovendien is onze neiging vaak om het maar te doen. Maar daar krijg je dus zo’n onoverzichtelijk bord vol werk van.
3. Maak je planning op een helder moment. Naarmate je vermoeider bent, word je steeds minder scherp in je keuzes, ook ten aanzien van jezelf.
4. Denk na over wat je wint als je ‘nee ’zegt. Stel jezelf de vraag: wat offer ik op als ik dit wél doe? En ook: wat kan ik doen met mijn tijd als ik hier ‘nee’ op zeg? We vergeten vaak dat we door onze beperkte tijd, ook iets niet kunnen doen, als we iets extra op ons nemen. Door het je bewust af te vragen of het wel de moeite waard is, is de kans dat je de juiste keuze maakt groter.
5. Benut jezelf duurzaam. Begin met de belangrijke zaken. Als je eerst bezig bent met het afhandelen van al je mails of lichte klusjes kom je aan datgene wat echt belangrijk is, vaak niet toe. Zoals nadenken over zaken, het stellen van prioriteiten. Onze geest wil graag opruimen en afhandelen, afleiding. Dus je zult krachtig moeten tegensturen om niet toe te geven aan dat verlangen. Multitasking geeft een lekker bevredigend gevoel, maar dat duurt maar even. Ga voor duurzame benutting van jouw energie.
6. Verspil geen tijd door jezelf te overschatten. Plan ruimere blokken voor zaken die echt belangrijk zijn. We verliezen zo’n 40% van onze efficiency door te schakelen tussen taken. Bovendien zijn we geneigd datgene wat we moeten doen, qua tijd vaak behoorlijk te onderschatten. Terwijl we de tijd die we nog hebben voor een taak vaak overschatten.
7. Ga met jezelf aan de slag als je onzeker bent. Als je misschien twijfelt of je wel goed genoeg bent, je wel een andere baan zou kunnen vinden als je ontslagen zou worden, is het lastig, zo niet onmogelijk, om meer je eigen koers te bepalen. Je bent dan te voorzichtig. Zoek het feit dat je niet alles afkrijgt niet te snel bij jijzelf en als de onzekerheid je klem zet, ga daar dan mee aan de slag.

Begin klein, maar consequent.
Noteer ook wat het je oplevert om je bord niet alleen maar vol te laden, maar bewust je eigen krachten te benutten. Opdat je je bewust bent van de winst die dit experiment je oplevert. Kijk, ter ondersteuning, of je een rolmodel kent, dat zijn werk meer ontspannen weet aan te pakken. En bedenk je: stervenden, blijkt uit onderzoek, hebben vaak het meeste spijt van de gemiste tijd met geliefden. Niet van de zaken die ze niet gedaan hebben in hun werk. Lees ook het gedicht van Borges over spijt.

Voor dit artikel heb ik gebruik gemaakt van het boek: ‘Nooit meer druk’ van Tony Crabbé.

Fragment uit: Momenten
Jorge Luís Borges

Als ik mijn leven opnieuw zou kunnen leven zou ik in het volgende leven proberen meer fouten te maken. / Ik zou niet zo perfect proberen te zijn, ik zou meer ontspannen. / Ik zou dwazer zijn dan ik geweest ben, / in feite zou ik heel weinig dingen serieus nemen.

Ik zou minder hygiënisch zijn, meer risico’s nemen,

Ik zou meer reizen, ik zou meer naar zonsondergangen kijken, / ik zou meer bergen beklimmen, ik zou meer in rivieren zwemmen.

Ik zou naar meer plaatsen gaan waar ik nog nooit ben geweest, / ik zou meer ijs en minder bonen eten. / Ik zou meer echte problemen hebben en minder ingebeelde.

Ik was een van die personen, die verstandig en productief leefde / elke minuut van zijn leven. / Natuurlijk had ik momenten van vreugde, maar als ik terug zou kunnen keren zou ik proberen alleen maar goede momenten te beleven.

Want, voor het geval je het nog niet weet, dat is waar het leven van gemaakt is: momenten.

Mis niet het nu.

Over Ester de Bruine (@esterdebruine)
Ester (1961) studeerde Onderwijskunde en Arbeids- & Organisatiepsychologie. Ze werkte als hr-professional, docent aan de Hogeschool, consultant en ze startte een businessunit voor vrouwen en hun loopbaan. In 2012 richtte zij de Loopbaanonderhoudsgroep op, met als doel om werknemers te helpen beter voor hun eigen onderhoud te zorgen. En om werkgevers dat te laten faciliteren: Duurzame Inzetbaarheid 2.0. Ook schreef zij diverse boeken om mensen te helpen bij het vinden van hun pad op de arbeidsmarkt.