Coachartikel

Ik moet altijd bereikbaar zijn

Ik had een vroege video call met mijn cliënte, om 8.00 uur, voordat haar werkdag begon. Tijdens ons gesprek hoorde ik haar telefoon continu afgaan. Ze gaf aan dat het haar collega’s waren, die haar bellen met vragen. Want zo zei ze: “Ik moet bereikbaar zijn”.

Het eerste wat ik doe, is op mijn telefoon kijken
Een andere klant voelde zich alsof ze geleefd werd door haar werk. Toen we haar dagelijkse routines doornamen, gaf ze aan dat ze om 9.00 uur startte met werken. Maar ze “begon” met werken, zodra ze haar ogen open deed. Het eerste wat ze deed, na het uitzetten van haar telefoonwekker, was haar e-mail checken op die telefoon. Ze moest bereikbaar zijn.

In het weekend ben ik ook bereikbaar
Een derde klant vertelde me dat hij minder reisde dan hij graag zou willen. Omdat hij veel werd gebeld in het weekend, door zijn CEO. Zijn reactie waarom hij daarop ook in het weekend reageerde, was: “Ik moet bereikbaar zijn”.

Jouw mobiele kantoor in je telefoon

Natuurlijk is het zo dat door de verbetering van de mobiele telefoons, we meer en makkelijker toegang hebben tot onze zakelijke e-mail. En dat zaken als WhatsApp, sms en de mogelijkheid tot videobellen ons ook op alle mogelijke manieren bereikbaarder maakt.

Jij bent degene die je laat verleiden
Maar dat zijn slechts middelen. Aan het einde van de dag bepalen we nog steeds zelf of we de telefoon openen, opnemen of beantwoorden. En het echte probleem zit ‘m daar in. De gedachte, dat “jij altijd beschikbaar moet zijn”, ook al is het (ver) buiten werktijd, in het weekend, ’s morgens vroeg of ’s avonds laat. Ergens weet jij dat ook wel. Alleen hoe kan je zorgen dat je dit niet meer doet en je hier geen last meer van hebt?

Niks moet jij bepaalt
Is het echt de regel dat jij beschikbaar moet zijn, of vind jij dat zelf? Bij al mijn klanten was het geen regel, maar slechts iets wat zij zichzelf hadden opgelegd. Besef je, dat je altijd een keuze hebt, jij bepaalt nog steeds of je reageert of niet. Met de volgende tips, maak jij het jezelf makkelijker om níet te reageren.

Gun jezelf een (paar) uur voordat je begint op je telefoon.
Als je lekker hebt liggen slapen, ben je uitgerust en begin je de dag met een vers perspectief. Jóuw perspectief op zaken. Wanneer je direct begint met het checken van jouw mail, of social media, laat jij je dat perspectief uit handen nemen. Een ander vraagt iets van jou: beantwoord mijn email, of koop nu. Je laat je daardoor leiden, zonder zelf leiding te nemen. Begin je dag op jouw voorwaarden, neem even de tijd voordat jij je laat overspoelen door de wereld om je heen.

Maak duidelijke afspraken met jezelf, over je werktijden
Wat is voor jou nog wel acceptabel en wat niet meer? Voor werk tijd niet gestoord worden, kan een harde regel zijn voor jezelf. Als ook: ’s avonds na 8 uur niet meer. Veel mensen zeggen je kunt me bereiken tot 22.00 uur, maar vraag jezelf af: wil ik dat wel echt? En bedenk dat het belangrijk is om ook af te schakelen, alleen dan rust je uit, zo ben je de volgende dag productiever. De grootste stress ontstaat doordat je van jezelf “altijd aan moet staan”, begin dus eens met het inperken van dat “altijd”.

Zet notificaties / push berichten uit

Niks werkt zo afleidend als het oppoppen van een notificatie, om je te vertellen dat er iets is gebeurd. Een nieuw WhatsApp bericht, nog een e-mail of weer een nieuwe FaceBook update. Een push bericht of notificatie selecteert niet. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen een e-mail van je belangrijkste klant, en de nieuwsbrief van de Bijenkorf. Stop de afleiding en zet alle notificaties uit, jij bepaalt daarmee wanneer jij kijkt. Je kiest zelf wanneer het jou uitkomt.

Leg je telefoon vaker weg
Nog effectiever is om je telefoon op bepaalde momenten weg te leggen, of uit te zetten. Ben je aan het werken aan een belangrijk stuk met een deadline? Zet je telefoon dan eens op de vliegtuigstand. Is een stuk rustiger. Je telefoon fysiek elders neerleggen, werkt nog beter. Je merkt dan namelijk ook hoe vaak jij je telefoon pakt, om bewust afleiding te zoeken. Vooral als je aan iets werkt, dat niet makkelijk is, dan pak je al snel je telefoon. Uitstelgedrag. Zorg voor de focus en leg je telefoon weg.

Check je e-mail op bepaalde (vaste) tijdstippen
Wil je meer productiever worden en tijd besparen? Dan is dit tip nummer één. Plan vaste momenten in om je mail te checken. Maak dit niet het eerste wat je doet op een dag, want aan het begin van de dag ben je het scherpst en heb je de hoogste concentratie. Begin je dag liever met het werken aan dat belangrijke stuk. Plan het checken van je email ook in jouw agenda in, zodat je er echt tijd voor hebt.

Reageer buiten werktijden alleen op urgente zaken
Als je toch bereikbaar wilt zijn buiten werktijd, zorg dan dat het zin heeft. Reageer alleen op urgente zaken. Hoe weet je dat het urgent is? Als iets echt urgent is, dan word je gebeld. Via e-mail of WhatsApp zal de urgentie een stuk minder zijn. Het voordeel van bellen, is dat jij direct kunt zien, wie er belt en je dan kunt besluiten niet op te nemen.

Maak afspraken met collega’s en je baas
Belangrijk is dat je onthoud dat jij dus controle hebt over jouw tijd. Zeker buiten werktijd. Jij bepaalt of je beschikbaar bent en wilt zijn. Heb je het idee dat je geen keuze hebt, en dat dit nu eenmaal van je verwacht wordt binnen de organisatie waar jij werkt? Dan kun je een aantal dingen doen:

• Maak het expliciet. Is dit echt de verwachting en zo ja, wat zijn dan de spelregels? Ga het gesprek aan met je baas en collega’s en geef aan wat jij nodig hebt om goed te kunnen presteren.
• Is je duidelijk geworden dat het écht de bedoeling is dat jij veel bereikbaar bent? Vraag je dan af: past deze werk cultuur bij mij? Wil ik dit echt, of ga ik liever elders werken?
• Reageer af en toe, op cruciale momenten en kies op de overige momenten voor jezelf.

Vervang FOMO door JOMO
Samenvattend: Vaak wordt onze drang om beschikbaar te willen zijn, bepaalt door onze angst om iets te missen, of te wel onze FOMO (Fear Of Missing Out). Als jij dit los kunt laten en kunt vervangen door JOMO (Joy Of Missing Out) dan wordt het een stuk makkelijk om je telefoon te laten gaan.

Over Yvonne Dam
De afgelopen jaren heeft Yvonne (1972) over de hele wereld in 4 landen gewoond en in senior posities gewerkt. Op dit moment is ze woonachtig in Londen. Na 22 jaar in meerdere internationale consultancy functies te hebben gewerkt is Yvonne haar eigen (loopbaan)coaching bedrijf Amaze Yourself gestart. Yvonne coacht drukke ambitieuze mensen om volop van het leven én hun carrière te genieten. Focussen op wat echt belangrijk is en werken in een plek waar je wordt gewaardeerd, zijn daarbij key.