Microsoft Office 15: wennen aan het nieuwe kantoor

Microsoft verandert zijn kantoorpakket Office in een volledig online pakket om concurrent Google de pas af te snijden. Een eerste kennismaking met de gratis testversie van Office 15.

Het wordt een druk najaar voor Microsoft. Het softwarebedrijf bouwt een eigen concurrent voor de iPad, de Surface, en introduceert een nieuwe versie van besturingssysteem Windows 8 voor computers, telefoons en tablet-pc’s. En deze week maakte topman Steve Ballmer bekend dat ook Office, een van de meest winstgevende producten van Microsoft, grondig wordt verbouwd. Het komt erop neer dat je je software, documenten en favoriete instellingen in Word, Excel, Outlook of Powerpoint straks via internet op allerlei apparaten tegelijk beschikbaar hebt.

Office (marktaandeel 90 procent) is zo ingeburgerd in het bedrijfsleven dat je het kunt beschouwen als een basisvoorziening, zoals airconditioning of een nietmachine. Dat heeft een keerzijde voor veranderingsschuwe werknemers: het is vermoeiend om telkens te moeten wennen aan de wijzigingen in de bediening die Microsoft doorvoert in Word of Outlook – alsof je om de twee, drie jaar moet verhuizen naar een nieuw kantoor. Opeens staat de koffieautomaat op een andere plek, is de prullenbak verplaatst en waar is mijn printer gebleven? Klaag, klaag.

Microsoft blijft een product verbeteren dat na jaren trouwe dienst nog moeilijk te verbeteren valt. De grootste aanpassingen in de bediening van Office deed Microsoft al eerder, met de ribbon, het inklapbare lint bovenaan elk document dat de onoverzichtelijke werkbalken verving in Office 2007 en 2010. Office 15 kun je qua bediening vergelijken met een nieuw verfje, nu het is aangepast aan de stijl van Windows 8: gekleurde vierkante tegeltjes en veel witruimte om de software makkelijker met je vingers te besturen. Dit is de Metro-jas waarin alle Microsoft-producten straks getooid gaan.

MS Office versus Google Apps

Maar onder de motorkap verandert veel meer. Office 15 is nu in eerste instantie een webapplicatie. Je bewaart je documenten en instellingen allemaal online – via een persoonlijke Office-account – en kunt op elke computer bij je eigen spullen. De vergelijking met Google Docs/Drive (of de betaalde versie Google Apps) dringt zich op. Al biedt Google minder opties en luxe dan MS Office, Google Apps is goedkoper en maakte het samenwerken aan online bestanden kinderlijk eenvoudig. Bovendien heeft Google ook net offline editing voor zijn kantoorsoftware aangekondigd, en daarmee komt het internetbedrijf meer op het traditionele werkterrein van Microsoft: de computer.

Microsofts antwoord kwam in twee delen. Vorig jaar introduceerde het Office 365, een online kantoorpakket voor het bedrijfsleven. Met Office 15, gepland voor 2013, worden ook particuliere gebruikers overgeheveld naar ‘de cloud’. Om onderling samenwerken te verbeteren voegt Microsoft aan de Office-suite Skype (bellen via internet) en Yammer (sociaal netwerk voor bedrijven) toe. Zowel Skype als Yammer is recent door Microsoft overgenomen.

Microsoft zoekt gratis proefkonijnen

Wie al wil wennen aan het nieuwe kantoor kan een gratis Consumer Preview installeren (volg deze link). Een aanrader, want Microsoft levert nu ook de Nederlandstalige spellingscontrole mee. Office 15 laat zich vlot installeren op Windows 8 (ook een gratis testversie) en in Windows 7. Als je inlogt met een Office-account gaat het synchroniseren van bestanden vanzelf.

Zoals gezegd zijn de wijzigingen in de programma’s niet wereldschokkend; Word kan ook pdf’jes bewerken en je kunt er video’s in afspelen; Outlook werkt beter samen met Facebook, LinkedIn en externe agenda’s. Office 15 moet ook naadloos samenwerken met mobiele apparaten zoals de Windows Phone 8-toestellen, maar Microsoft heeft nog geen iPad- of Android-versie aangekondigd – het zal wellicht bij toegang via de browser blijven. Een Mac-versie van Office 15 is nog niet aangekondigd.

Overigens kun je Office straks nog wel als los product kopen – wanneer of voor hoeveel wil Microsoft nog niet zeggen. Consumenten worden wel zachtjes geduwd in de richting van de online versie: die werkt op vijf apparaten tegelijk en je krijgt 20 GB meer schijfruimte op SkyDrive, de online datakluis waarvan Office gebruik maakt. Dat is een sigaar uit eigen doos, want een paar maanden geleden schroefde Microsoft de hoeveelheid gigabytes op SkyDrive terug van 25 naar 7 GB. Nu weten we waarom.