Tien jaar geleden voorspelde mediawetenschapper David Shenk dat we ten onder zouden gaan aan informatie. In zijn boek Data Smog schetste hij destijds een somber beeld: een wereld die steeds ondoorzichtiger zou worden door de overvloed aan informatie die onze huiskamers en kantoren binnenstroomde via e-mail en het web.

Schenk vindt dat hij gedeeltelijk gelijk heeft gekregen, schreef hij onlangs in webmagazine Slate. Hij constateert dat hij tegenwoordig niemand meer hoeft uit te leggen wat informatie-overload is.

Te veel informatie is voor veel mensen een concreet probleem geworden. Ongeveer 90 procent van de werkende bevolking zit bijna de hele dag achter de computer en talloze werknemers laten zich tijdens hun werk afleiden door niet-relevante mail van collega’s en vrienden. Het eigenlijke werk blijft liggen; pas na een kwartier, zo blijkt uit onderzoek, zijn mensen weer in staat om volledige geconcentreerd aan de slag te gaan. De schade aan de Amerikaanse economie door informatie-overload bedraagt volgens Shenk jaarlijks miljarden dollars.

Shenk erkent dat hij de opkomst van nuttige en intelligente filters die een onderscheid maken tussen relevante en niet-relevante informatie onderschat heeft. In 1997 ging hij ervan uit dat de mens zelf de beste filter was en zocht hij de oplossing voor de overdosis informatie in minder technologie. Steeds slimmer wordende zoekmachines als Google en abonnementen op weblogs maken het vinden en sorteren van relevante informatie een stuk eenvoudiger.

Toch is informatie-overload uitgegroeid tot een groot probleem, concludeert Shenk in Slate. Werknemers worden niet alleen constant afgeleid door e-mails, maar ook door instant messages, video’s, sms’jes en voicemail. Ze doen noodgedwongen mee aan een „orgie van verbondenheid” die niet stopt als de werkdag voorbij is. Ook in de auto, de trein en thuis breken e-mails, sms-berichten en andere vormen van elektronische communicatie voortdurend in op activiteiten.

Volgens het Insitute of Psychiatry van de University of London is informatiestress, ook wel ‘infomania’ genoemd, een zeer serieus te nemen aandoening. Uit onderzoek van het instituut blijkt dat het IQ van werknemers die voortdurend gestoord worden door mailtjes en telefoontjes, daalt met 10 punten.

E-mail is de grootste boosdoener volgens deskundigen. Uit onderzoek dat in 2006 werd gedaan bij computerbedrijf Intel blijkt dat de gemiddelde werknemer van de ICT-afdeling wekelijks 350 mailtjes ontvangt en 20 uur kwijt is om zijn mail af te handelen. Volgens 40 procent van de ICT’ers zorgt e-mail voor veel stress. „Het gebruik van e-mail is zo explosief gestegen, dat mensen geen kans hebben gekregen om vaardigheden aan te leren om er goed mee om te gaan”, zegt ‘professional organiser’ Denise Hulst, die vorige maand het boek Efficiënt e-mailen publiceerde. Hulst geeft al tien jaar bedrijfstrainingen in informatiemanagement en efficiency.

„Werknemers moeten leren op een andere manier met e-mail en andere digitale informatie om te gaan. Het gat tussen de hoeveelheid informatie die op je af komt en de hoeveelheid die je kunt verwerken wordt steeds groter. Daarom moeten bedrijven ervoor zorgen dat medewerkers strategieën leren om niet om te komen in de informatiebrij.”

Een simpele maatregel als het opzetten van een centraal elektronisch archief kan al veel stress

schelen, zegt Hulst. „Werknemers moeten af van het idee dat ze alles wat ze binnenkrijgen zelf moeten bewaren en lezen omdat ze het anders niet meer terug kunnen vinden. Ze moeten zichzelf vaker de vraag stellen: Overleef je een weggegooid stukje informatie of betekent dat het einde van je loopbaan?” Managers die weinig last van informatiestress hebben zijn mensen die accepteren dat ze niet alles kunnen lezen en bijhouden zonder daar last van te hebben of zich een loser te voelen, vertelt Hulst.

Ook persoonlijk contact helpt volgens Hulst, die jaarlijks tientallen trainingen geeft bij bedrijven, tegen informatiestress. ,,Even langslopen bij iemand die je een mail stuurt, werkt vaak heel verhelderend en scheelt veel heen-en-weergemail.”

Afhankelijk van de computer

90 procent van de werknemers is afhankelijk van de computer, zo blijkt uit een onderzoek van Trendbox.

Van hen heeft 90 procent toegang tot internet.

Eenderde kan absoluut niet meer zonder digitale informatieuitwisseling

40 procent van de werknemers vindt werken lastiger als het netwerk uitvalt.

1 Onderbrekingen (onverwacht bezoek, telefoon).

2 Zinloze e-mail, post en vergaderingen.

3 Het ophalen en verzamelen van informatie die essentieel, maar slecht toegankelijk is.

(Uit het boek Efficiënt E-mailen van Denise Hulst, Spectrum 2007)